RFID檔案管理在現有檔案管理技術中引入了射頻識別和其他技術，將RFID電子標簽附加到每個檔案盒/每個頁面/每個檔案，并使用RFID閱讀器或手持終端管理訪問，自動和快速識別。通過實現檔案身份登記、定位管理、自動檔案盤點以及整個分發過程的智能分析功能（例如倉儲，盤點，借用，退貨，實時定位，檔案取消等），來完善檔案管理過程，從而減少盤點和搜索勞動強度，節省人力物力，防止檔案偽造，提高存儲和利用效率，加強檔案安全管理。
RFID技術與傳統條形碼的對比
1.識別方式：
條形碼必須在可見范圍內單獨讀取，RFID技術可以通過非金屬材料批量讀取。
2.識別速度：
條形碼可以一一讀取，2-3秒1冊，RFID技術每秒可以讀取100-300冊。
3.識別距離：
條形碼需要在10cm范圍以內才能識別，高頻RFID技術可以達到80cm，超高頻RFID技術可以達到15m的讀取范圍。
4.防損能力：
條形碼只能用于條形碼識別，無法防止損壞，RFID可以穿透非金屬識別，識別距離長，并且可以使用安全門來實現未經授權的警報彈出。
5.防偽能力：
條形碼未加密，可以輕松復制。電子標簽具有全球唯一的ID號，不能復制。
6.存儲性：
條形碼只能存儲有限的數據，電子標簽的存儲容量可以達到2Kbit。
7.重復利用：
條形碼無法擦除，電子標簽可以擦除并重復使用。
RFID在檔案管理中的應用方案主要應用場合
1.智能檔案柜：
在檔案柜中安裝RFID閱讀器和天線，以實時識別檔案柜中檔案的數量和屬性，與門鎖控制裝置結合在一起，自動盤點可實現無人值守管理。
應用案例：RFID應用于智能檔案管理
2.檔案盤點：
批次快速和長距離識別方法解決了常規手動檔案盤點不明確的問題，并易于出現檔案存儲位置錯誤，減少檔案盤點的勞動強度。
應用案例：RFID應用于檔案盤點管理
3.安全控制：
授予檔案入庫和出庫管理權限，以實現對檔案出入庫的安全控制，防止未經授權的帶出。
應用案例：RFID應用于檔案安檢
4.檔案查找：
對于放錯位置的檔案，可使用手持機進行書架確定，甚至確定最小搜索范圍。
應用案例：RFID應用于檔案盤點車
5.檔案追溯：
可以通過實時控制每個檔案的出租或歸還時間，以此來實現對歸檔倉庫的全面安全管理。
相關RFID產品介紹
上海營信信息作為RFID行業的先行企業，在圖書/檔案管理領域有著長久的服務經驗，研發一系列針對圖書/檔案管理的硬件設備，并廣泛和廣大圖書/檔案管理系統集成商深度合作，在國內外有眾多的應用案例。下面是分類型產品產品介紹，所有產品符合市場主流應用方式，每種產品都有高頻、超高頻的硬件解決方案。
RFID在檔案管理中的應用方案相關RFID硬件簡介
RFID智能檔案文件柜HZDA，采用13.56MHz頻率ISO/IEC18000-3 Mode3協議讀寫器HR3768，以及針對智能流轉柜金屬環境開發的HA2621智能書架專用天線，結合智能柜門鎖控制器，針對需要實時監控的重要文件比如：，人事檔案，絕密檔案、設計圖紙、抵押證件，銀行印鑒卡，重要流轉文件，重要標本等行業開發。精確定位文件到每一個格口，智能檔案柜無需屏蔽信號，柜外無識別區，通過APP在領用歸還時控制高頻讀寫器盤點裝有檔案標簽的文件，顯示借還清單以及庫存清單，并采用刷卡、刷身份證或刷二維碼識別對借還人進行權限管理。
RFID高頻18000-3 Mode3 EPC Class-1協議讀寫器HR3768，針對機要文件管理、印鑒卡管理、合格證管理等標簽重疊密集快速識別場合開發，典型標簽處理速度超過200張/秒，射頻輸出功率0.5-7W可軟件調節，有效距離達至90cm以上，可廣泛用于檔案管理，印鑒卡管理、汽車合格證管理、管理、智能文件柜、證照管理、生物血樣采集卡管理等RFID標簽重疊識別應用領域。。
RFID高頻18000-3 Mode3 EPC Class-1協議讀寫器HR3768
RFID智能檔案柜/文件柜高頻天線HA2621，針對高頻袋裝檔案，文件立式管理開發，采用一體式注塑外殼，乳白色外觀方便和周圍環境融為一體，背板螺絲安裝方便集成到智能檔案柜中，針對金屬柜體開發的天線調諧板，適應各類金屬環境，實現對高頻標簽的穩定讀取，應用于智能檔案柜、智能文件柜、保密檔案管理、智能書架、票證管理、共享圖書、微型圖書館、分布式圖書館等文件管理場合。
館員工作站
館員工作站是集成RFID讀寫裝置、各種類型讀者證卡或二代身份證識別裝置、條形碼識別裝置等設備，對RFID圖書/檔案標簽進行編寫、識別和流通狀態處理。主要應用于標簽轉換以及圖書人工借還環節。我司可訂制各類館員工作站。
安全檢測通道
圖書/檔案館一般采用開架式管理流通圖書/檔案，因此圖書/檔案館必須建立一套防盜系統來保障圖書/檔案不丟失。圖書/檔案館將采用RFID方式進行圖書/檔案文獻管理，讓所有粘貼RFID標簽的圖書/檔案出入必須經過一個由單套或多片門禁組成的安全檢測通道，這樣就可以使標簽和門禁通道系統互相配合，組成一個完整的防盜系統，實現圖書/檔案標簽的防盜功能。我司開發的安全檢測通道支持市場主流的安全檢測方式，如超高頻支持EAS和仿真EAS（高效聯盟規則）兩種檢測方式，高頻支持EAS和AFI兩種安全檢測模式，并可訂制化開發。
應用案例：RFID高頻安全門用于上海檔案館檔案安全管理
圖書自助借還書機
自助借還書機,廣泛應用于圖書館/書店/智慧城市的自助服務設備。具備自助借書、還書、續借和超期查詢功能；可對粘有RFID標簽的圖書進行掃描、識別和歸還處理，支持條形碼、一卡通等多種借書證，可選擇HF和UHF兩個頻段，內置還書箱，防止抽換書籍機制，具有至少2個紅外感應器，防止借閱時書籍被抽換，實時打印借、還書憑證，打印內容可定制（可選）
系統功能：用戶借閱歷史信息查詢，當前借閱狀態查詢，用戶自助借書，用戶自助續借，用戶自助還書，系統使用幫助，打印收據，權限分配，RFID圖書館設備管理。
館藏清點系統
RFID館藏清點/圖書盤點車是利用RFID讀寫器對電子標簽的快速掃描、集成RFID識別設備，基于觸摸屏計算機、手持天線，電池，裝書框，以及清點系統軟件完成圖書/檔案的盤點,順架,上架,查詢,統計等工作，通過對書架上粘貼有RFID電子標簽的流通資料的掃描，可以幫助排架，查找和統計特定的流通資料等，在圖書館工作人員尋找丟失資料和盤點書籍時發揮效率的系統設備。使用方便，高效，安全可靠，美觀大方。
圖書/檔案標簽
RFID圖書/檔案標簽是粘貼在圖書/檔案上用于標識此圖書/檔案用的，有高頻和超高頻標簽
RFID高頻（HF）易碎防轉移不干膠標簽HT650X，由不干膠的底紙、易碎面紙、中間膠層、RFID芯片和鋁蝕刻天線組成，貼于被粘貼后再揭下來就會導致天線線圈斷裂損壞，標簽失去讀寫功能，因而達到防偽標簽、防揭標簽、防轉移標簽的目的。可根據客戶要求定制印刷圖案、二維碼、激光防偽碼等信息。廣泛用于證件識別管理、藥品防偽、檔案管理、服裝管理、追蹤溯源管理、防偽包裝等領域。
層架標簽
RFID層架標簽是安裝在圖書/檔案架上用于標識層架編號用的，有高頻和超高頻層架標簽
RFID智能檔案管理系統采用先進的無線射頻識別技術和成熟的計算機軟件技術，系統從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環節，以RFID作為信息存儲媒介，利用手持終端、固定RF讀寫器、通道式RF讀寫設備，緊密配合后臺數據庫管理系統，實現檔案管理的存放、借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時，管理系統能夠與現有的監控系統進行聯動管理，實現系統間的無縫對接。并且可實現多級部門之間檔案信息的交換傳遞匯報。
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